Que es la Norma GTC 185

Este documento  se plantea  como una guía, lo cual se adapta  a  cualquier necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y secretarios  y todas  aquellas personas  que estén involucradas  con el documento.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Carta

 Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Partes de la carta Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de febrero de 2003.

  Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son:

Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc. Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en MAYÚSCULAS FIJAS.

Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.

Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas.

Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas.

Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada.

Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta.

Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria. Los párrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es incorrecto separar una sílaba y no poner guión o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre párrafos.

Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc.

Firma: Está compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas

Rúbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica

Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial. Cuando la carta está firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificación persona

Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría. No obstante, el autor de la comunicación debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha.

Ejemplo

MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales, nacionales, o internacionales.

CLASIFICACIÓN:

 BLOQUE EXTREMO

 BLOQUE

REQUISITOS

 Márgenes (Igual a la carta)

 ZONAS (igual a la carta)

Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlínea se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO.

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número.

Encabezamiento:

 A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.

 A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.

 A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con mayúscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:

 Alternativa 1:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma.

Remitente: Nombre y cargo separados por coma.

En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma.

 Alternativa 2:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo

Remitente: Cargo y dependencia o cargo

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

 Alternativa 3:

Destinatario: Cargo y dependencia

Remitente: Cargo y dependencia

La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto.

 REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E. Seguida de punto. Después del cargo.

Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial.

Texto:

 Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo.

 Se redacta en primera persona del singular o del plural según el  caso

 Se usa tratamiento de usted.

 No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

 Presentación impecable, sin borrones ni repisados.

PAGINAS SUBSIGUIENTES

 Se puede utilizar hojas en blanco o con logotipo, de igual color, calidad y tamaño.

 El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del logotipo con mayúscula inicial.

 La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha.

Doctor Fabio Lara Fuentes 2

 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.

 Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresión breve o frase terminada en punto.

 Remitente: Cuando se aplican las alternativas 2 y 3 en el encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida con mayúscula inicial.

Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

 Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor, se aplican igual que en la carta

Ejemplo

CIRCULAR

Circular tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a aquello perteneciente o relativo al círculo. Como adjetivo, se utiliza para hacer referencia a cualquier objeto que tenga forma redondeada, incluso aquellos que no sean perfectamente circulares, ya que principalmente sirve para hacer alusión a la falta de esquinas o ángulos.

CLASES

Interna: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad, normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes, asuntos de interés común.

Externa: Comunicación con el mismo texto utilizado para dar a conocer a sus clientes, proveedores y distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

MÁRGENES

Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
Izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.

ESTILOS

Bloque

Bloque extremo

PARTES

Denominación del documento.
Numero.
Fecha.
Destinatario.
Asunto.
Texto.
Paginas Subsiguientes.
Despedida.
Remitente.
Anexos.
Transcriptor.

Ejemplo

ACTAS

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

- TITULO
Toda acta debe llevar el nombre de un grupo
*Paginas subsiguientes: El encabezado se sutua a 3 cm. del borde superior contra el margen izquierdo y con mayuscula inicial y se identifica con el nombre de la reunion y en el margen derecho se escribe el numero de la pagina asi:

Reunion de Concejo Academico Acta 002

- PRESENTACION
Las actas se pueden presentar en hojas sueltas pero con membrete, se redactan en tiempo pasado, tampoco debe tener errores tecnicos ni de puntuacion y la copia debe ser impecable sin borrones.

Denominacion del documento y numero: Despues del titulo a tres interlineas se ubica la palabra ACTA en mayusculas sostenidas centrado asi. ACTA 001

- FECHA
Contra el margen izquierdo a tres interlineas a tres interlineas se escribe la palabra fecha enseguida de dos puntos: ciudad, dia, mes y año separado por coma asi.
*FECHA: Libano, 15 de septiembre de 2009

- HORA
Contra el margen izquierdo a tres interlineas de la fecha se digita la palabra HORA frente se anota la hora de inicio y finalizacion de la reunion, ejemplo:
*HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas

- LUGAR
Contra el margen izquierdo a dos interlineas de la hora se anota LUGAR sitio de la reunion, ejemplo:
*LUGAR: Rectoria

- ASISTENTES
Contra el margen izquierdo a dos interlineas se escribe la palabra ASISTENTES de estos se escribe el nombre en mayuscula inicial y sus cargos correspondientes.
*ASISTENTE: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, presidente.

- INVITADOS
Continuacion de la lista de los invitados a dos interlineas se anota la palabra INVITADOS los nombres se escriben con mayuscula inicial interlineacion sencilla.

- AUSENTES
Contra el margen izquierdo se anota la palabra ausente si los hay a dos interlineas es conveniente indicar si la ausencia es justificada, asi:
*AUSENTES: Pedro Noriega R. secretario (con justificacion)
Javier Suarez Q. Delgado (sin justificacion)

-ORDEN DEL DIA
Contra el margen izquierdo a tres interlineas se escribe en mayuscula sostenida ORDEN DEL DIA a dos interlineas del margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunion con mayuscula inicial.

Contra el margen izquierdo a tres interlineas con mayusculas sostenidas se escribe DESARROLLO a dos interlineas se escribe el primer tema.

-CONVOCATORIA
Contra el margen izquierdo con mayusculas sostenidas anotamos la fecha y hora de la proxima reunion y lugar asi:
*CONVOCATORIA la proxima reunion se realiza en la oficina de la sucursal de Barranquilla el 18 de septiembre de 2009 a partir de las 09:00 horas.
Firma, nombre y cargo nombre completo de los firmantes en mayusculas sostenidas o solo las iniciales de cuatro a seis renglones de la ultima linea.

MANUEL CHACON CORREA, JUAN CAMILO VELASQUEZ CANO Presidente, Secretario.

-FIRMAS RESPONSABLES
Toda acta debe llevar firma de responsables:
Aspectos generales, toda acta expresa lo tratado en las reuniones sin describir detalles los parrafos deben ser concisos y claros.
Em caso de ACTA REGISTRADA se escribe nombre de la persona de acuerdo a los estatutos como:
Firma Presidente, Secretario, revisor fiscal.

* ACTA NO REGISTRADA:
Es preciso quedar constancia del nombre quien preside la reunion o actua como secretario.

INFORME

El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar)

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con los requerimientos de la entidad se clasifican en periódicos y esporádicos.
De acuerdo con el numero de hojas en cortos y en extensos.

MÁRGENES

Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
Izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.

INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

PARTES DEL INFORME EXTENSO

Cubierta
Presenta la información básica del documento.

Presenta la Razón social

Titulo del informe (si lo hay)

Número o código de identificación: el autor puede implementar un número o código alfanumérico de identificación.

Portada
De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura en mayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta , es la fuente principal de de información y constituye la primera pagina de la información.

Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros

Nombre de las personas que realizan el informe

Tabla de contenido
Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página.

Se tiene en cuenta lo siguiente:El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.

Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.

Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial

Cuerpo del informe
Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones.

inicia d 2 a 4 renglones del titulo.

Firma
El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6 renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Rubrìca
El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en la parte inferior izquierda

Anexo:
se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numero de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números aravicos en lugar de letras

Bibliografía:
Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este titulo.

Índice:

Se presenta como ultima parte del materialcomplementario.El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida, se puede organizar de manera alfaabetica y cronológica

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad

D 102 código (opcional)

MÁRGENES
Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.

ESTILOS

Bloque
Bloque extremo

PARTES

Numero.
Fecha.
Cargo
Identificación.
Texto.
firmante.
Transcriptor
Paginas subsiguientes